Kivipuiston Palvelukotisäätiön asiakasrekisterin tietosuojaseloste. Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §).
1. Rekisterinpitäjä
Kivipuiston Palvelukotissäätiö sr
Sorronrinne 9
04410 Järvenpää
Y-Tunnus 0840989-8
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja Aija Chrons
aija.chrons@kivipuistosaatio.fi/
045 245 6844
3. Rekisterin nimi
Kivipuiston Palvelukotisäätiön rekisterit ovat
- Luottamustoimet säätiössä
- Vuokralaiset
- Laskutus ja tilanvuokraus
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen. Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Kivipuiston Palvelukotisäätiön toimesta säätiön asiakassuhteiden hoitamista, palveluiden toimittamista, palveluiden ylläpitämistä, suoramarkkinointia sekä asiakasyhteydenottoja varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja palveluiden kehittämistarkoituksiin.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
- Luottamustoimet säätiössä eli Kivipuiston Palvelukotisäätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet: henkilöiden nimi sekä yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
- Asukkaat säätiön vuokra-asunnoissa: henkilöiden nimi, henkilötunnus sekä yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot, kansalaisuus, luottotieto, arvo tai ammatti, työpaikka, oppilaitos, selvitys tuloista ja veloista.
- Laskutus ja tilanvuokraus: nimi, yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
Rekisteriin voidaan merkitä myös mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
6. Tietolähteet
Kivipuiston Palvelukotisäätiön jäsenyhdistysten yhteyshenkilöt ilmoittaa jäsenyhdistyksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai yhteyshenkilö itse. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita seuraavien rekisterien osalta. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan rekisterien 1) luottamustoimet säätiössä 2) asukkaat säätiön vuokra-asunnoissa ja 3) Laskutus ja tilanvuokraus.
Emme luovuta näiden rekisterien osalta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.